Comment réduire le coût de fret maritime

• Les transitaires, les expéditeurs et les BCO (« Beneficial Cargo Owners » en anglais ou propriétaires de fret) cherchent en permanence à mieux comprendre leurs coûts afin de réaliser des marges plus importantes.
• Le devis le moins cher ne permet pas toujours de réaliser des économies globales.

Pourquoi les taux de fret maritime sont-ils si bas ? Après les baisses significatives que nous avons connues en 2016, les taux de fret se sont relevés et connaissent aujourd’hui une nette hausse. Il s’agit bien sûr d’une bonne nouvelle pour les transporteurs, mais sans doute pas pour les expéditeurs. Les transporteurs comme les expéditeurs doivent tous deux surveiller attentivement les conditions et les coûts du marché au moment d’entrer en négociation. Pour l’expéditeur, en particulier, l’utilisation de l’analyse comparative des coûts de fret est également un point important car ces analyses lui donneront un meilleur aperçu et une meilleure compréhension des coûts globaux.

Les coûts de fret sont considérés par de nombreux transitaires et transporteurs comme une part importante de leur coût total d’expédition.

Les transitaires et les transporteurs sont constamment à la recherche des meilleurs tarifs pour transporter des conteneurs et pour certains, il s’agit d’un but inaccessible. Pourtant, comme nous allons vous le montrer, il est à tout fait possible, en étant attentif et prévoyant, de faire baisser les coûts de fret, ou tout du moins, d’être certain qu’ils sont compétitifs.

15 conseils pour réduire vos coûts de fret maritime.

• Bien comprendre le secteur d’activité

Une bonne compréhension des activités du secteur et de ses processus permet de déterminer clairement les coûts engendrés par l’expédition, leur répartition ainsi que les économies qui peuvent être réalisées.

• Bien connaître le marché et les taux en vigueur

Il s’agit ici d’une exigence majeure pour l’expéditeur afin qu’il ne paie pas plus que le prix du marché. L’analyse comparative des coûts de fret sur le marché est une méthode efficace déjà utilisée par de nombreux expéditeurs.

• Utilisez le bon mode d’expédition

Pour faire baisser vos coûts, choisissez le mode d’expédition le plus propice pour vos marchandises : conteneur plein (FCL), conteneur LCL ou groupage ?

Sachez ainsi qu’une expédition LCL (« Less Container Load ») engendre des coûts différents d’une expédition FCL (« Full Container Load »).

De même, une expédition FCL peut être optimisée en utilisant le conteneur le plus approprié à la cargaison – comme par exemple un conteneur de 20 pieds pour une cargaison calculée en fonction du poids et un conteneur de 40 pieds pour une cargaison calculée en fonction du volume.

• Audit de vos devis/factures

Assurez-vous que les devis que vous recevez des transporteurs sont exacts et correspondent bien à votre demande.

Dans certains cas, le transporteur peut ne pas s’être acquitté de certains frais d’expédition et revenir vers vous à une étape ultérieure pour en obtenir le règlement.

Cela peut au final s’avérer coûteux pour vous. L’audit de votre devis et de vos factures vous aidera à ne plus payer de frais imprévus.

• Planifier et mettre en œuvre

Si votre approvisionnement de fret est basé sur un système d’appel d’offres, une planification et une mise en œuvre efficaces du processus de gestion des appels d’offres sont essentielles. Il s’agit d’un domaine où vous pouvez très certainement réduire vos coûts de fret non seulement sur mer, mais aussi sur terre.

• Une organisation efficace

Une organisation efficace associée à une visualisation limpide de l’étendue des activités, des volumes impliqués et de la fréquence des expéditions, vous permet de négocier efficacement avec les transporteurs. Les transporteurs sont, en règle générale, beaucoup plus conciliants avec des clients qui savent ce qu’ils veulent et qui ont une vision claire des services qu’ils souhaitent. Vous renforcerez ainsi votre crédibilité et votre réputation auprès du transporteur, ce qui est très important.

• La triangulation

Il s’agit d’une autre option privilégiée par les transporteurs : ces derniers proposent souvent des tarifs plus intéressants aux clients qui sont en mesure de trianguler les conteneurs.

La triangulation désigne en fait l’utilisation du même conteneur à des fins d’exportation et d’importation. Autrement dit, vous exportez des marchandises depuis un point A jusqu’à un point B et, à l’aide des mêmes conteneurs et du même transporteur, vous importez en retour des marchandises depuis le point B jusqu’au point A.

• Ne pas engager de frais inutiles

Il arrive parfois que clients doivent s’acquitter de frais inutiles dans le port de chargement ou le port de destination, en raison de frais de surestaries ou de détention, principalement causés par des documents incomplets ou en retard. 

Dans de nombreux cas, ces frais sont si élevés que les clients peuvent être obligés d’abandonner leur cargaison.

• Optimisez votre itinéraire

L’optimisation des itinéraires est également une autre méthode permettant de réduire les coûts de fret. Analysez les itinéraires utilisés par les différents transporteurs/fournisseurs pour la livraison de la cargaison et assurez-vous qu’il s’agit bien de l’itinéraire optimal pour le fret.

Le devis le moins cher peut ne pas toujours vous fournir les économies globales que vous cherchez à réaliser.

• Optimisez l’emballage de vos marchandises

Les espaces perdus peuvent être éliminés en utilisant des cartons, des boîtes, des sacs ou tout autre matériel d’emballage adapté à la taille du conteneur utilisé pour l’expédition.

Un tel conditionnement sur mesure protège également la cargaison des mouvements durant le transport et minimise les risques de dommages.

• Connaissez vos conditions de vente et d’expédition 

Il s’agit d’un facteur crucial pour réaliser des économies. En tant que client ou transitaire, vous devez connaître les Incoterms qui régissent l’expédition, les conditions d’expédition (CY-CY, CFS- CY, etc.) ainsi tous les autres frais associés. Vous saurez exactement ainsi quels sont les frais qui sont à votre charge et quelles sont les responsabilités qui vous incombent.

• Tout n’est pas urgent

De nombreux transporteurs affichent la volonté d’expédier/de se faire livrer leur cargaison au plus tôt, indépendamment de l’urgence de livraison. Dans un grand nombre de cas, les commandes urgentes entraînent des coûts très élevés. Grâce à une planification et à une gestion minutieuses de votre calendrier, ces frais peuvent être réduits.

• Bien comprendre vos tarifs

Que comprend réellement votre tarif de fret maritime ? Le tarif est-il de port-à-port ou de porte-à-porte ? Ce tarif comprend-il des frais supplémentaires ? 

• Regroupez

Le regroupement des expéditions offre une plus grande souplesse dans les chaînes d’approvisionnement et un réapprovisionnement régulier et continu des stocks. En outre, cette consolidation soutient les efforts de durabilité. Les entreprises acheminant la même quantité de marchandises avec moins d’expéditions - mais mieux ciblées - réduisent leur empreinte carbone.

• Communiquez et collaborez avec votre réseau de transporteurs

Définissez les attentes, partagez les prévisions et autres données d’expédition et identifiez des opportunités supplémentaires.

Conclusion

Dans leur tentative d’obtenir des tarifs moins chers, certains expéditeurs et transitaires ont recours à la fermeté face aux fournisseurs de services. Une telle stratégie peut nuire aux négociations. De plus, passer en force peut entraîner une réduction des niveaux de service, de la fiabilité et du temps d’exécution du côté du fournisseur et peut nuire à la réputation de l’expéditeur ou du transitaire.

Aujourd’hui, dans un secteur où tout le monde, il est vrai, cherche à réaliser des économies de coûts, il est important de :

• Choisir le meilleur mode de transport possible
• Recourir au bon matériel
• Regrouper, dans la mesure du possible, les expéditions
• Automatiser les processus
• Améliorer la visibilité de la chaîne d’approvisionnement, en analysant les modes de livraison par rapport aux coûts

Pour aller plus loin : Comment devenir un expert de l’expédition (aide-mémoire)

De nos jours, le secteur du fret maritime est devenu à la fois très complexe, très exigeant et extrêmement volatile. L’utilisation par vos employés de nouveaux outils, techniques et feuilles de route commerciales est devenue primordiale. Quel était le contenu du dernier rapport ? Comment analysez-vous vos résultats ? Comment jugez-vous vos performances par rapport à celles de vos concurrents ? Rares de nos jours sont les entreprises qui ne se posent pas au moins ces questions… ce qui ne veut pas pour autant dire que les réponses sont simples à trouve ! Une chose, cependant, est certaine : les entreprises qui ne se posent pas de question sont en perte de vitesse.

Quelles sont les solutions ? Que ce soit dans les écoles de commerce, les réunions de conseils d’administration, ou les séminaires d’entreprises, des expressions telles que « métriques », « référence absolue » et « benchmarking » continuent d’être répétées à l’envi. Gageons même qu’au moment même où vous lisez ces lignes, des esprits affûtés se réunissent pour élaborer des stratégies, des techniques de gestion et des outils qui leur permettront d’attirer de nouveaux clients, de fidéliser leurs clients importants et de résister à la concurrence. Et c’est précisément dans le cadre de ces discussions que des notions telles que « référence absolue » et « benchmarking » prennent toute leur importance.

Selon de nombreux observateurs, les entreprises sous-performantes qui continuent d’accuser un retard dans l’adoption de pratiques exemplaires, dans l’évaluation de leurs politiques et dans la comparaison de leurs résultats sont vouées à demeurer des entreprises sous-performantes. Les entreprises en tête de peloton, en revanche, ont en commun les mêmes attitudes, techniques et outils innovants.

Existe-t-il pour autant une formule magique ? Nous avons analysé les tendances du secteur et pris en compte les recommandations des plus grands spécialistes. Nous sommes désormais en mesure d’apporter nos conclusions, lesquelles se divisent en deux points fondamentaux : établissez dès aujourd’hui des normes d’excellence en matière de processus de gestion. Deuxio, étudiez vos bilans financiers avec rigueur et tâchez de rester souple. 

• Définissez dès à présent une « norme absolue » en matière de processus de gestion

Les entreprises qui dépendent encore de contrats faxés et de poignées de main pour négocier avec leurs partenaires et leurs clients doivent prendre conscience de l’existence de nouveaux éléments désormais incontournables : les processus commerciaux doivent être modernisés, normalisés et capables de tirer parti des plus récentes avancées en matière de logiciels de communication, de logiciels de business intelligence et de services de données en ligne.

Les informations sont capitales. De bonnes données sont la clé de votre succès. Une « référence absolue » en matière de pratiques commerciales doit se traduire par une synchronisation des données depuis le front office jusqu’au back office. Les personnes en place à chaque niveau de l’entreprise doivent avoir accès à un tableau de bord numérique où elles peuvent avoir un aperçu commun, régulièrement mis à jour, de l’évolution quotidienne, mensuelle et trimestrielle de votre entreprise. Cet outil doit être renforcé par des bases de données qui garantissent une excellente intégrité des données. 

La mise en place d’un service informatique bien géré est une étape importante pour devenir une entreprise à la pointe de la modernité et capable d’envisager sereinement l’avenir. Aujourd’hui, toute entreprise qui ne possède pas de système informatique de gestion ou de système de classement fiable ne sera jamais en tête.

• Maîtrisez vos finances et restez flexible

Trésorerie et solvabilité vont de pair avec la pénétration de nouveaux marchés, le développement des ressources et les investissements dans le recrutement de professionnels compétents. Maîtriser ces éléments vous donne un avantage indéniable sur vos concurrents, car vous êtes capable d’aller de l’avant avec une bonne cote de crédit et des actifs non grevés. Là où une entreprise concurrente en sera à tenter d’atteindre son seuil de rentabilité, vous aurez déjà pris une longueur d’avance. Les spécialistes encouragent également l’examen rigoureux de chaque projet d’investissement afin de s’assurer de sa justification et de son utilité.

En fait, le moment est bien choisi d’affronter aujourd’hui ces changements parce qu’il existe un grand nombre de facteurs volatils auxquelles les entreprises doivent faire face. De même, il existe actuellement de nombreuses occasions de faire preuve de souplesse, d’être à la fois téméraire dans sa vision et sage dans sa prise de décisions grâce à son propre ensemble de pratiques exemplaires... Naviguer à travers les bouleversements économiques et mondiaux, garder le cap sur les forces du marché et être à l’affût du vent qui peut tourner, tout cela sera nettement plus aisé une fois que vous aurez établi vos tableaux de bord commerciaux et défini vos objectifs.