Comment négocier les taux de fret

Bien négocier vos taux de fret maritime constitue une part essentielle de votre activité et peut avoir un impact considérable sur les résultats de votre société.

Quelle que soit la forme que prennent ces négociations - qu’il s’agisse d’un appel d’offres ou de négociations directes ou indirectes - voici quelques stratégies qui vous permettront de réussir vos négociations tarifaires.

Laissez les gants de boxe au placard

Une confrontation directe fonctionne sans doute lors de la négociation pour un parc automobile, mais, avouons-le, le transport maritime n’est pas un environnement commercial où l’on peut frapper du poing sur la table pour obtenir le tarif souhaité.

La gestion de l’incertitude fait partie intégrante de vos négociations tarifaires, et la façon dont vous abordez cet aspect a une incidence importante sur vos relations commerciales. Dans une industrie aussi volatile que celle du transport maritime, la position de force peut basculer d’un côté ou de l’autre de la table de négociation en fonction d’impondérables et d’évolutions dans un marché qui est par essence fluctuant.

Comme l’a souligné un spécialiste de la supply chain, le point de vue selon lequel « quel que soit le prix discuté, celui-ci peut être augmenté ou diminué » est un gage de mauvais résultats pour les deux parties. Vous devez au contraire faire en sorte que toutes vos démarches pour obtenir des données et toutes vos questions, petites ou grandes, soient porteuses de sens pour vous : vous y gagnerez au final une relation commerciale qui sera bénéfique à tous.

Même s’il est vrai que des tarifs sont toujours négociables, la manière dont votre entreprise gère ses négociations tarifaires avec les expéditeurs peut avoir un impact considérable sur vos résultats. Une autre raison de ne pas tenter une approche en force est que choisir ce qui est bon marché ne se révèle pas toujours payant.

Votre boîte de courriers indésirables est probablement remplie d’invitations non sollicitées de prestataires prêts à vous proposer des tarifs plus bas que ceux que vous payez actuellement. Sur le long terme, de tels compromis comportent toujours des risques. Prenez en revanche vos décisions en vous basant sur des faits et non sur des décisions prises à la va-vite ou des relations passées.

La recherche, l’analyse comparative et les données l’emportent toujours sur les émotions et le ressenti en matière de fret maritime.

Les principes de base du processus de négociation du fret

Avant d’entrer dans une négociation de tarifs de fret, vous devez être au fait des chiffres qui surgiront au cours de la conversation. Connaissez votre objectif tarifaire en fonction de la fourchette de prix de vos articles. Examinez toutes les factures, connaissements, contrats de transporteur et systèmes comptables pertinents que votre entreprise a accumulés dans le passé. N’hésitez pas à collaborer avec d’autres experts financiers de votre entreprise pour discuter des économies que vous pouvez réaliser sur les frais de transport.

Soyez conscient de la volatilité des taux de fret

Pourquoi les prix sont-ils aussi volatils ? Pourquoi ne sont-ils pas constants ? La réponse est simple : les négociations de tarifs maritimes, varient en fonction des saisons. En haute saison, les estimations de prix sont plus élevées. Selon la nature de vos marchandises, les saisons peuvent être plus denses et plus actives, et les prix reflètent l’offre et la demande.

En Asie, par exemple, entre la mi-janvier et le début du mois de février, une recrudescence du fret est perceptible, les entreprises souhaitant anticiper le délai du Nouvel An chinois, période où les centres de production peuvent restés fermés plusieurs semaines d’affilée.

En raison des problèmes de stockage qui en résultent avant que les marchandises ne soient chargées à bord des navires, les tarifs peuvent augmenter. Dans n’importe quel créneau de « haute saison » où la demande de fret est élevée, les tarifs le sont aussi. Par conséquent, vous devez ajuster, et repositionner, vos attentes.

Autre élément à prendre en compte : la qualité du marché par rapport aux économies de coûts. Il s’agit d’une étape importante au cours de laquelle vous vous pencherez sur vos propres priorités. Certaines entreprises proposeront des tarifs plus élevés, mais posez-vous les questions suivantes : le service, au-delà des tarifs, est-il vraiment de qualité supérieure ? L’entreprise est-elle plus performante que la concurrence ? La qualité et la rapidité dans votre secteur d’activité ont-elles plus d'importance que les variations de prix ?

Négocier avec les transporteurs : connaître votre marché et vos modèles de service

Le point suivant, bien qu’essentiel, est souvent ignoré lors des négociations tarifaires : certains clients n’étudient pas le marché du fret et les modèles de service couvrant les différentes lignes maritimes opérant sur cet itinéraire. De plus, ils ignorent également parfois qui est le meilleur transporteur ou  Commissionaire de transport sur cet itinéraire, quel est le meilleur acheminement pour leurs marchandises, etc.

Ce n'est que grâce à la connaissance du marché et des modèles de service que vous pouvez déterminer le type de négociations tarifaires à engager avec le transporteur. Allez-vous par exemple opter pour un taux à long terme, un taux à court terme, un taux trimestriel, un système de taux plafonné, etc. ? 

Il est de même capital de connaître et de comprendre les modes de fonctionnement du transporteur, ce qui peut également révéler certaines informations vitales telles que le lieu où le transporteur a réellement besoin de ses conteneurs ainsi que la taille ou le type de conteneurs requis, etc.

Ces connaissances peuvent vous aider à offrir certains avantages au transporteur afin qu’il puisse également vous faire bénéficier des mêmes avantages en termes de frais d’expédition. Après tout, les négociations sur les tarifs maritimes sont à double sens.

Comprendre les conditions de vente

Connaître et comprendre les conditions de vente et d’expédition est un facteur crucial dans les négociations tarifaires. En tant qu’expéditeur, vous devez absolument connaître clairement, et sans aucune ambiguïté, les conditions de vente entre votre acheteur et vous-même

Les conditions de vente sont explicitées dans le contrat de vente passé entre le vendeur et l’acheteur et il est essentiel que vous soyez informé des Incoterms impliqués/utilisés, des conditions d’expédition (CY-CY, CFS-CY, etc.) et des coûts associés. Tous ces éléments vous aideront à identifier les responsabilités précises de chacun ainsi que les frais devant être payés par chaque partie.

Vous vous demandez ce que vos conditions de vente ont à voir avec la compagnie maritime ?

Il convient de rappeler que lors d’une négociation tarifaire, le fret de base n’est qu’un élément et que l’ensemble de la chaîne de fret comporte de nombreux autres frais.

Il est nécessaire de déterminer les coûts de l’ensemble de la supply chain afin que les services demandés au transporteur puissent être clairement définis et que les tarifs soient ainsi négociés de la manière la plus transparente possible.

Si elles ne sont pas correctement calculées et déterminées, ces surtaxes peuvent avoir une incidence significative sur le résultat final des négociations, dans la mesure où elles risquent de rendre inutiles les gains réalisés lors des négociations tarifaires sur le transport.

Connaître la concurrence

Il s’agit là d’un autre aspect primordial dans la négociation des tarifs d’expédition avec votre opérateur.

Vous devez connaître vos principaux concurrents sur le marché, ainsi que leurs volumes, leurs itinéraires principaux, leurs plus faibles itinéraires et toutes autres données capitales. Le raisonnement est très simple : vos concurrents peuvent avoir recours au même transporteur que celui avec lequel vous souhaitez entrer en négociation. Vous devez être ainsi en mesure de connaître les tarifs que vos concurrents ont pu obtenir. Vous devez connaître vos concurrents non seulement en termes de tarifs d’expédition, mais aussi en termes d’activité. Si, par exemple, leurs tarifs d’expédition sont meilleurs que les vôtres en raison de leurs volumes, mais que vous avez quand même un certain avantage concurrentiel dans d’autres domaines comme le transport local et autres frais, vous pouvez vous en servir comme atout lors du calcul des prix.

Pour aller plus loin : Guide de survie | Négociations des taux de fret maritime (en anglais)

Minimiser les changements

Une fois les tarifs négociés, si vous apportez des modifications à vos conditions contractuelles ou à votre connaissement, comme un changement de mode de transport (du rail à la route, par exemple), sachez que ces modifications auront une incidence sur vos tarifs. De telles modifications, en revanche, sont impossibles une fois que les marchandises sont arrivées au lieu où elles ont été assignées. Restez fidèle à votre objectif de réduire les coûts sans avoir à payer des frais supplémentaires : évitez notamment de modifier le connaissement au point d’engager des frais supplémentaires.

N’hésitez pas à avoir recours à des services externes si vous en ressentez le besoin 

Certains services peuvent vous aider à obtenir de meilleurs tarifs fret, ainsi que des contrats de transport maritime plus avantageux.

Ces organismes peuvent être sollicités pour améliorer la gestion des tarifs, les itinéraires, les horaires et, au final, l’ensemble de votre contrat.

Choisir une tierce partie fiable avec des outils logiciels sophistiqués peut vous permettre d’obtenir des tarifs et des services qui compenseront largement l’investissement initial que représente cette assistance externe.

Que sont les taux de fret ? Obtenir les tarifs en temps réel

Aujourd’hui, les perturbations et les innovations transforment rapidement la supply chain . Ainsi, les taux de fret maritimes sont susceptibles de changement à tout moment. Les télécopies, tableaux Excel et autres appels téléphoniques auxquels nous avions recours lors des négociations de contrats et des demandes de renseignements, font désormais partie de l’histoire ancienne.

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